טופס 4 ותעודת גמר בתיק דיגיטלי: מדריך לוועדה המקומית ולמחלקת ההנדסה
את התהליך אתם מכירים. המדריך הזה עוסק במה שמשתנה במחלקה כשתיק טופס 4 עובר לתיק דיגיטלי אחד שמשותף לכם ולמגיש: איך התיק מגיע, איך הצוות קובע ומעדכן את רשימת הדרישות, איך נבדקים מסמכים וטפסים, ומי רואה מה.
Eazili לעיריות בסרטון
תמליל
תיקים מגיעים בנייר, במייל ובטלפון.
מסמכים מתפזרים, ותושבים מתקשרים לשאול מה המצב.
עם Eazili, הכול מתנהל במקום אחד.
התושב או בעל העסק פותחים תיק, והמערכת ממלאת את הפרטים מתוך המסמכים.
והתיק משותף אוטומטית עם העירייה.
צוות הרשות מקבל התראה, והתיק נכנס לתיבת התיקים.
מרכז העבודה מציג בדיוק מה דורש טיפול.
מנהלת המחלקה משייכת כל תיק לגורם המטפל בעירייה.
שני מסלולים, טופס 4 ורישוי עסקים, וכל חבר צוות רואה רק את המסלולים שלו.
את רשימות הדרישות מגדירים פעם אחת בספרייה, רשימה לכל סוג בקשה.
בתיק חדש, הרשימה המתאימה כבר מסומנת לפי ההיתר.
אפשר לערוך כל דרישה ולהוסיף הסבר לתושב.
מאשרים, ולתושב יש מיד תוכנית פעולה.
כל מסמך עובר קודם בדיקה אוטומטית, ואז מגיע לצוות העירייה.
פותחים את המסמך לצפייה, בלי לצאת מהמערכת.
מאשרים בלחיצה, או דוחים עם הערה לתושב.
והתושב מקבל עדכון מיד, גם בטלפון.
טפסים לחתימה הופכים לדיגיטליים: הרשות מאשרת פעם אחת היכן כל שדה.
והתושב ממלא אותם מהטלפון, עם הפרטים שכבר בתיק.
כל ההתכתבות עם התושבים מרוכזת במרכז הודעות אחד.
עונים ישירות משם, והתשובה מגיעה לתושב בתוך התיק.
פיקוח ואכיפה חל על שני המסלולים, רישוי עסקים וטופס 4.
לכל מסלול רשימת בדיקה משלו, והרשות מתאימה אותה לעצמה.
בשטח: ביקורת לפי רשימת הבדיקה של המסלול, גם מהטלפון.
ליקוי נרשם במקום, עם תמונה, חומרה ומועד לתיקון.
גם נוסחי מכתבי האכיפה נפרדים לכל מסלול, והרשות מגדירה אותם.
ומכתב התראה מופק מהביקורת בלחיצה, עם הליקויים ומועד התיקון.
בסוף הדרך, הרשות מעלה את האישור הסופי, והוא מגיע ישר לתיק של התושב.
כל פעולה נשמרת עם שם, תאריך ושעה.
וצוות הרשות נכנס עם אימות דו-שלבי.
מקום אחד. שקיפות מלאה. ופחות טלפונים.
נשמח להראות לכם את זה חי. דברו איתנו.
Eazili. לוקחים את הבירוקרטיה בקלות.
איך תיק מגיע למחלקה
המגיש פותח את התיק מקובץ ההיתר, והפרטים נקראים ממנו: מספר ההיתר, כתובת הבנייה, סוג המבנה ומספר הקומות. בעיר שעובדת עם Eazili התיק משותף עם העירייה אוטומטית ומגיע לתיבת התיקים של מסלול טופס 4, מסומן "ממתין לשיוך דרישות". עד שהגורם המטפל משייך דרישות לא נוצרת בתיק אף משימה, והמגיש רואה שהתיק ממתין לעירייה.
בתיבת התיקים רואים על כל שורה את מספר ההיתר, בעל ההיתר והמגיש, ואפשר לחפש לפיהם. העובד הראשון שמשייך דרישות הופך לעובד המטפל בתיק, ואפשר להעביר את התיק לעובד אחר או לסנן "התיקים שלי" ו"ללא עובד מטפל".
רשימת הדרישות: ספרייה, רשימות מותנות והמלצה לפי ההיתר
ספריית דרישות מהמסמכים שלכם. מעלים את החוברות והרשימות שהמחלקה כבר עובדת איתן, והמערכת מציעה מהן דרישות מקובצות לפי סעיפים, למשל בנייה נמוכה, בנייה רוויה או מבנה ציבור. ההצעה נשמרת רק אחרי אישור, וכל דרישה זוכרת מאיזה מסמך הגיעה. אפשר גם להוסיף דרישה ידנית, לבחור ממאגר משימות מוכן, ולצרף לכל דרישה טלפון או אתר של הגורם שמטפל בה, כך שהמגיש לא צריך לברר לבד.
רשימות עם תנאים. הספרייה מתחלקת לרשימות, ולכל רשימה תנאי התאמה: סוג המבנה, סוג העבודה, טווח קומות. דרישה בודדת יכולה להיות מותנית במאפיין של המבנה, כמו מעלית, מערכת גז, ממ"ד או בריכה, או בשאלת כן ולא שהמחלקה ניסחה. שאלה כזו מוצגת למגיש בפתיחת התיק רק כשיש דרישה שתלויה בה.
המלצה לפי ההיתר, החלטה של הגורם המטפל. בתיק עצמו הרשימות שמתאימות לנתוני ההיתר מסומנות "מומלץ לפי ההיתר", ולצדן כל דרישה קונקרטית שתיכנס לתיק. דרישות מותנות מקובצות לפי התנאי, ותנאי שמופיע בהיתר או שהמגיש סימן מסומן מראש. הגורם המטפל משנה סימון, מסיר דרישה לא רלוונטית, מוסיף דרישה משלו ומאשר. רק אז הרשימה נכנסת לתיק, עם הטפסים של כל דרישה, והמגיש מקבל התראה.
בדיקת מסמכים והערות
כל מסמך שהמגיש מעלה עובר קודם בדיקה אוטומטית שמשווה את פרטי הזיהוי שבו לתיק: ת"ז או ח"פ של בעל ההיתר, שם, כתובת הבנייה ומספר התיק. רק אחרי שהבדיקה מסתיימת המסמך מגיע אליכם.
הגורם המטפל מאשר מסמך או מחזיר אותו עם הערה כתובה, והמגיש מקבל את ההערה בתיק. מסמך שהועלה לדרישה הלא נכונה אפשר להעביר לדרישה אחרת. לכל דרישה יש מצב: אצל המגיש, בעבודה, אצל העירייה, הושלם. המעברים נאכפים בשרת, החזרה דורשת סיבה, ורק העירייה סוגרת דרישה. בסוף הגורם המטפל מעלה לתיק את תעודת הגמר, והיא נשמרת שם עם כל המסמכים.
טפסים לחתימה: מהחוברת לתיק
פיצול החוברת. עמודי הטפסים בחוברת הדרישות, כמו הצהרות של בעל ההיתר, הקבלן, עורך הבקשה, מתכנן השלד או המודד, מזוהים ומפוצלים לקובץ PDF לכל טופס, שמוצמד לדרישה שלו. כשהזיהוי לא ודאי הטופס לא מצורף, כדי שמגיש לא יקבל קובץ לא נכון, וטופס שלא נמצאה לו דרישה הופך לדרישה נפרדת. בספרייה כל טופס מוצג כתג על הדרישה, ואפשר לפתוח אותו או להסיר אותו.
מילוי דיגיטלי רק אחרי אישור שלכם. המערכת מציעה מיפוי של שדות הטופס, והגורם המטפל בודק אותו על גבי הטופס: מזיז שדה, מוסיף שדה, קובע ערך קבוע ומאשר. מגיש ממלא בתוך המערכת רק טופס שהמיפוי שלו אושר. ערכים שידועים מהתיק מוצגים לו מראש, והם מודפסים בצבע נפרד, כך שרואים מה מולא דיגיטלית.
חתימה בקישור. טופס שצריך חתימה של קבלן או בעל מקצוע המגיש שולח אליו בקישור, במייל או בוואטסאפ. החותם מאמת את עצמו בקוד וחותם, וכל גרסה של הטופס נשמרת בתיק.
הודעות עם המגיש בתוך התיק
השאלות של המגיש מגיעות בצ'אט של התיק ולא בטלפון או במייל, והתשובה נשארת צמודה לתיק. הודעה חדשה מגיעה לעובדי המסלול של התיק, וכל עובד בוחר אם לקבל עליה התראה. מרכז ההודעות מרכז את כל השיחות של המסלולים שלכם. כשהתיק מופנה למחלקה נוספת בעירייה, יש לה ערוץ משלה באותו צ'אט, ושם המחלקה מופיע על כל הודעה שלה.
את ההתכתבות אפשר לייצא ל-PDF עם מספרי עמודים, תאריך הפקה ושם מי שהפיק אותו.
פרויקטים עם כמה בניינים
חברת בנייה מנהלת ב-Eazili תיק נפרד לכל בניין, עם הכתובת ופרטי ההיתר שלו. את רשימת הדרישות של כל בניין היא בונה מחוברת הרשות וממכתבי הדרישות שלה, ועוקבת אחרי כל בניין בלוח משלו: לביצוע, אצל חותם, מוכן להגשה, הוגש לרשות, אושר.
בעיר שעובדת עם Eazili החברה יכולה לשתף את התיק של כל בניין עם העירייה. מרגע השיתוף הגורם המטפל רואה את תיק הבניין, מאשר או מחזיר מסמכים עם הערה, מדבר עם החברה בצ'אט של התיק ומעלה אליו את תעודת הגמר, כך שכל בניין מגיע אליכם כתיק נפרד. ההבדל מתיק של תושב: את רשימת הדרישות ואת מצב המשימות בתיק של חברת בנייה מנהלת החברה.
מי בצוות רואה מה
- מסלולים לפי עובד. טופס 4 ורישוי עסקים הם מסלולים נפרדים. מנהל המחלקה משייך כל עובד למסלולים שלו, ועובד בלי מסלול לא רואה תיקים.
- הרשאות נוספות במפורש. צפייה ביומן הפעילות, ניהול הצוות והגדרות העירייה שמורות למנהל המחלקה, והוא יכול להעניק כל אחת מהן בנפרד.
- אימות דו-שלבי. עובדי העירייה נכנסים עם קוד ב-SMS או מאפליקציית אימות, וסשן שלא עבר אימות לא מקבל נתוני עירייה, גם בגישה ישירה לשרת. אפשר גם כניסה ב-SSO.
- יומן פעילות. כל פעולה של עובד עירייה נרשמת: שיוך דרישות, אישור או החזרה של מסמך, העברת תיק, אישור מיפוי של טופס. אי אפשר לערוך או למחוק שורה ביומן.
מה המגיש רואה, ומה רק העירייה רואה
המגיש הוא בעל התיק, והעירייה מקבלת אליו גישה דרך שיתוף: צפייה, אישור או החזרה של מסמכים, העלאת תעודת הגמר וצ'אט. המגיש רואה את רשימת הדרישות, מצב כל דרישה, ההערות שלכם וההודעות.
- מסמך מגיע אליכם אחרי שהבדיקה שלו נגמרה. מסמך שהמגיש מעלה לא מוצג לעירייה כל עוד הבדיקה האוטומטית שלו לא הסתיימה או כל עוד הוא ממתין להחלטה של המגיש. כשהבדיקה לא מצליחה, המערכת מנסה שוב, ואם גם הניסיונות החוזרים נכשלים הקובץ נשאר מוסתר מהעירייה והמגיש מקבל הודעה.
- הכספים של בעלי המקצוע לא אצלכם. חשבוניות וקבלות שבעל מקצוע מעלה לא מוצגות לעירייה, וגם לא תעודה שלו שעוד לא שולמה. כל מה שהמגיש עצמו מעלה כן מוצג.
שאלות שמחלקות הנדסה שואלות
רוצים לראות תיק טופס 4 מהצד של מחלקת ההנדסה?
נראה לכם תיק לדוגמה של עיריית רמת אלה: הספרייה, השיוך, הטפסים והיומן. אפשר להתחיל במסלול אחד, טופס 4 או רישוי עסקים.
תיאום פגישהעוד באתר: טופס 4 לתושבים · המדריך לתושב · פרויקטי בנייה